Team-Zusammenarbeit
Rollenbasierte Workflows für effiziente IFU-Übersetzungsprojekte
Rollenbasierte Zugriffssteuerung
Jeder Nutzer sieht genau das, was er für seine Rolle benötigt. Übersetzer arbeiten im Editor, Reviewer prüfen und kommentieren, Regulatory-Affairs-Manager geben frei. Klare Verantwortlichkeiten verhindern Fehler und Doppelarbeit.
Strukturierte Workflows
Definieren Sie mehrstufige Freigabeworkflows, die zu Ihren Prozessen passen: von der einfachen Übersetzen-Prüfen-Freigeben-Kette bis hin zu komplexen Workflows mit Fachreview, sprachlicher Prüfung und regulatorischer Freigabe.
Projekt-Dashboard und Fortschrittsverfolgung
Behalten Sie den Überblick über alle laufenden Übersetzungsprojekte, Sprachen und Fristen. Das Dashboard zeigt den Status jeder Sprache, offene Aufgaben und potenzielle Engpässe in Echtzeit an.
So funktioniert es
Team und Rollen einrichten
Legen Sie Ihr Team in manualworks an und weisen Sie Rollen zu: Übersetzer, Reviewer, Regulatory-Affairs-Manager, Projektmanager oder Gastnutzer. Jede Rolle verfügt über definierte Berechtigungen und Zugriffsbereiche.
Workflow definieren und Aufgaben zuweisen
Erstellen Sie Ihren Übersetzungsworkflow mit den gewünschten Stufen und weisen Sie Aufgaben pro Sprache und Rolle zu. Automatische Benachrichtigungen informieren die Beteiligten, wenn ihre Aufgabe bereit ist.
Zusammenarbeiten und kommunizieren
Nutzen Sie integrierte Kommentare und Diskussionen direkt an den betreffenden Segmenten. Rückfragen, Anmerkungen und Entscheidungen werden dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar — auch für spätere Audits.
Die Herausforderung der Teamkoordination
Die Übersetzung von Gebrauchsanweisungen für Medizinprodukte ist kein Einzelkämpfer-Projekt. Typischerweise sind an einem IFU-Übersetzungsprojekt fünf bis zehn Personen beteiligt: Fachübersetzer für jede Zielsprache, muttersprachliche Reviewer, medizinische Fachexperten, Regulatory-Affairs-Manager und Projektkoordinatoren. Wenn diese Zusammenarbeit über E-Mails, geteilte Ordner und Excel-Tabellen organisiert wird, sind Verzögerungen, Missverständnisse und Versionskonflikte vorprogrammiert.
manualworks bringt alle Beteiligten auf eine gemeinsame Plattform und ersetzt fragmentierte Kommunikationskanäle durch strukturierte, nachvollziehbare Workflows. Jeder weiß, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wo er die aktuellste Version findet.
Rollenbasierte Workflows im Detail
In manualworks definieren Sie Workflow-Stufen, die den Lebenszyklus einer Übersetzung abbilden. Ein typischer Workflow für eine IFU-Übersetzung umfasst vier Stufen: Erstübersetzung durch den Fachübersetzer, sprachliche Prüfung durch einen muttersprachlichen Reviewer, fachliche Prüfung durch einen medizinischen Experten und regulatorische Freigabe durch den Regulatory-Affairs-Manager.
Jede Stufe ist an eine Rolle geknüpft, und der Übergang zur nächsten Stufe kann automatisch oder manuell erfolgen. Erst wenn die vorherige Stufe abgeschlossen ist, wird die nächste Person benachrichtigt und erhält Zugriff. Dieses Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass keine Übersetzung ohne die vorgeschriebene Prüfung freigegeben wird.
Integrierte Kommunikation
Anstatt Rückfragen per E-Mail zu klären und den Kontext mühsam zu rekonstruieren, können alle Beteiligten in manualworks direkt an den betreffenden Textsegmenten kommentieren. Ein Übersetzer kann beispielsweise eine Rückfrage zum medizinischen Kontext stellen, die der Fachexperte direkt im System beantwortet. Diese segmentbezogenen Diskussionen sind dauerhaft dokumentiert und Teil des Audit Trails.
Darüber hinaus bietet manualworks konfigurierbare Benachrichtigungen: per E-Mail, im System oder als Integration in bestehende Kommunikationstools. Projektmanager erhalten automatische Statusupdates und Warnungen bei drohenden Fristüberschreitungen.
Transparenz für alle Beteiligten
Das zentrale Projekt-Dashboard gibt jedem Beteiligten die für seine Rolle relevante Übersicht. Projektmanager sehen den Gesamtfortschritt über alle Sprachen, offene Aufgaben und drohende Engpässe. Übersetzer sehen ihre persönliche Aufgabenliste mit Prioritäten und Fristen. Regulatory-Affairs-Manager sehen, welche Übersetzungen auf ihre Freigabe warten. Diese rollenbasierte Transparenz beschleunigt Entscheidungen und verhindert Informationslücken.
Häufig gestellte Fragen
Können auch externe Übersetzer und Agenturen in den Workflow eingebunden werden?+
Ja, manualworks unterstützt die nahtlose Einbindung externer Übersetzer und Übersetzungsagenturen. Sie können Gastnutzer mit eingeschränkten Zugriffsrechten einladen, die nur auf die ihnen zugewiesenen Projekte und Sprachkombinationen zugreifen können. Externe Nutzer arbeiten im gleichen System wie Ihr internes Team, was separate Dateiübergaben und E-Mail-Austausch überflüssig macht.
Wie funktioniert der Review-Prozess bei mehreren Sprachen gleichzeitig?+
manualworks ermöglicht die parallele Bearbeitung mehrerer Zielsprachen. Jede Sprache durchläuft ihren eigenen Workflow-Status (Entwurf, in Prüfung, freigegeben), und das Dashboard zeigt den Fortschritt aller Sprachen auf einen Blick. Projektmanager können Prioritäten setzen, Fristen pro Sprache definieren und Engpässe frühzeitig erkennen. Kommentare und Rückfragen können sprachübergreifend gestellt werden.